Uma boa gestão financeira garante a saúde de sua empresa e, porque não dizer também, a sua tranqüilidade. Mantendo a liquidez, os compromissos assumidos com terceiros são honrados em dia, além de ampliar seus lucros sobre investimentos. A manutenção de uma liquidez confortável e seus resultados satisfatórios são frutos de uma série de decisões e atitudes tomadas diariamente. Observe como algumas decisões e atitudes podem afetar, de maneira positiva ou negativa, a liquidez e os resultados operacionais da empresa:
DECISÕES POSITIVAS:
Redução de estoques de materiais ou de mercadorias (estoques excedentes).                                 Â
Redução dos prazos de recebimentos de vendas, mediante:
aumento das vendas à vista.
ações efetivas de cobrança e melhoria no crediário para
reduzir os valores em atrasos com as vendas a prazo.
Aumento de prazos para pagamentos aos fornecedores.
Entrada de novos recursos no caixa, mediante:
integralização de capital dos sócios.
vendas à vista de equipamentos ociosos.
Aumento dos lucros.
pactos positivos
DECISÕES NEGATIVAS
Aumento de estoques, devido a compras excessivas ou queda nas vendas.
Aumento dos prazos de vendas, com financiamentos da própria empresa.
Aumento da inadimplência (clientes em atraso).
Aumento das compras à vista.
Aumento do tempo de fabricação.
Retiradas de recursos para aplicações em outras atividades.
Excesso de retiradas pelos sócios.
Redução dos lucros mensais.
Analisando os tópicos citados, verificamos que, para cuidar da gestão financeira, o empresário precisa lidar com números e informações o tempo todo.
Se a empresa tem números confiáveis, ele consegue informações para tomar decisões.
As informações financeiras que o empresário precisa para tomar decisões são obtidas por meio dos controles financeiros.
Então, podemos dizer que a finalidade dos controles financeiros é gerar informações úteis e confiáveis para o empresário tomar decisões.
Para obter informações úteis à gestão financeira, o primeiro estágio será organizar os controles internos para que eles forneçam as informações necessárias à tomada de decisões.
O segundo estágio consiste na preparação dos dados e das informações necessárias para a gestão do capital de giro.
Nesse estágio, serão apresentados o conceito de capital de giro, as operações que precisam de recursos e a metodologia para planejar e calcular a necessidade de capital de giro necessário às operações da empresa.
O terceiro e último estágio apresenta os instrumentos e as ações para a sua gestão, para a qual o fluxo de caixa é o instrumento básico.os negativos
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Os Controles Financeiros
Não adianta a empresa ter uma série de dados, se os registros existentes não
forem confiáveis e se os procedimentos adotados não estiverem organizados para fornecer informações em tempo hábil.
Imagine esta situação: uma empresa tem centenas de clientes que compram a
prazo e pagam seus débitos no caixa da loja. Para agilizar os recebimentos, a empresa organiza o controle de contas a receber somente em ordem alfabética, pois, dessa maneira, fica fácil localizar a ficha do cliente.
Com esse procedimento, veja as dificuldades para obter outras informações necessárias à gestão de contas a receber:
Qual é o valor total a receber dos clientes?
Qual é o valor para receber nos meses seguintes?
Qual é o montante em atraso?
Qual é o valor vencido com mais de 30 dias?
Quem são os clientes que não estão pagando em dia?
Para evitar dificuldades dessa natureza, a empresa precisa definir quais são as informações úteis para as decisões financeiras e, em seguida, organizar os controles para fornecer as informações desejadas.
Para a maioria das empresas de pequeno porte, independentemente do setor de atividades, verificamos que os controles de caixa e de bancos, controles de contas a receber, de contas a pagar, controles de despesas e controles de estoques são essenciais para a gestão financeira ou seja, sem esses controles, o empresário terá dificuldades para gerenciar as finanças da empresa.
14 CONTROLES FINANCEIROS BÃSICOS
Controle Diário de Caixa: Registra todas as entradas e saÃdas de dinheiro, além de apurar o saldo existente no caixa.
A principal finalidade do controle de caixa é verificar se não existem erros de registros ou desvios de recursos.
O caixa é conferido diariamente, e as diferenças porventura existentes têm que ser apuradas no mesmo dia.
Quando a diferença ocorrer por erros de registros, corrigem-se os erros, e a diferença está zerada.
Na hipótese de a diferença ocorrer por desvios de recursos, resta ao empresário tomar imediatamente uma decisão drástica: demitir a(s) pessoa responsável(eis) pelos desvios.
Além disso, o controle de caixa fornece informações para: Controlar os valores depositados em bancos; Fazer pagamentos em dinheiro, quando há recursos disponÃveis evitando com isso, despesas com CPMF; Controlar e analisar as despesas pagas; Fornecer dados para elaboração do fluxo de caixa.
Controle Bancário: É o registro diário de toda a movimentação bancária e do controle de saldos existentes, ou seja, os depósitos e créditos na conta da empresa, bem como
todos os pagamentos feitos por meios bancários e demais valores debitados em conta (tarifas bancárias, CPMF, juros sobre saldo devedor, contas de energia, água e telefone, entre as principais).
O controle bancário tem duas finalidades: a primeira consiste em confrontar os registros da empresa e os lançamentos gerados pelo banco, além de apurar as diferenças nos registros se isso ocorrer; a segunda é gerar informações sobre os saldos bancários existentes,
inclusive se são suficientes para pagar os compromissos do dia.
Controle Diário de Vendas: Sua principal finalidade é acompanhar as vendas diárias e o total das vendas acumuladas durante o mês, possibilitando ao empresário tomar providências diárias para que as metas de vendas sejam alcançadas.
Pode ser organizado para fornecer as seguintes informações:
Controlar o total das vendas diárias e os respectivos prazos de recebimentos: à vista, com 7, 15, 30, 45, 60 dias, etc;
Totalizar as vendas mensais pelos prazos de recebimentos;
Fornecer dados para conferência de caixa (para certificar se os valores das vendas à vista foram registrados no caixa);
Controlar os registros dos valores das vendas a prazo no controle de contas a receber;
Dar informações para compras e fluxo de caixa.
Controle de Contas a Receber: Tem como finalidade controlar os valores a receber, provenientes das vendas a prazo, e deve ser organizado para:
Fornecer informações sobre o total dos valores a receber de clientes; Estimar os valores a receber que entrarão no caixa da empresa, por perÃodos de vencimento, por exemplo, 3, 5, 7, 15, 30, 45 e 60 dias;
Conhecer o montante das contas já vencidas e os respectivos perÃodos de atraso, bem como tomar providências para a cobrança e o recebimento dos valores em atrasos;
Fornecer informações sobre os clientes que pagam em dia;
Fornecer informações para os elaboração do fluxo de caixa. Além de organizar o controle dos valores a receber por data de vencimento, a empresa precisa manter um controle individualizado de cada cliente cadastrado em ordem alfabética.
Essa organização fornece informações importantes para as áreas de crédito, cobrança e vendas.
Tal procedimento fornece dados para uma comunicação direta com o cliente, acompanhando a pontualidade de seus pagamentos, aumentando seu limite de crédito e observando sua freqüência de compras