Conciliação das disponibilidades

Administrar é a arte de arregimentar recursos e alocá-los convenientemente.

Isso se resume em resolver problemas, porque os recursos são escassos e a alocação exige técnica, prudência e, por vezes audácia.

Um dos principais problemas enfrentados por quem se dispõe a administrar um patrimônio é assegurar a liquidez necessária à continuidade das operações.

As disponibilidades incluem moeda em caixa, em bancos e em títulos de liquidez imediata e constituem os mais líquidos dos recursos.

Possuem como características o fácil manuseio e transferibilidade e, portanto, estão mais sujeitas a malversações e usos indevidos.

Sua judiciosa administração é da mais alta importância.

O conteúdo do caixa está sujeito, em elevado grau, às manipulações.

Assim, um dos cuidados a tomar é o de enxugar o caixa.

É comum encontrar, junto com o dinheiro, selos de correio, passes de ônibus, cartôes de telefone, cheques descontados de funcionários, cheques devolvidos ou cobráveis em outras praças e outros itens.

Cabe ao contador, após a verificação de sua regularidade, classificá-los devidamente.

O conteúdo do caixa deve se restringir aos meios de pagamento, utilizaveis imediatamente pela empresa.

A responsabilidade da administração sobre as disponibilidades resume-se em três fases:

1) diligenciar para que existam recursos líquidos suficientes para a continuidade das operações;

2) fazer oportunas aplicações de quaisquer saldos ociosos;

3) tomar as medidas apropriadas que evitem perdas por desvios, malversação, ou desperdícios.

A primeira e a segunda podem ser satisfeitas pela previsão de entradas e saídas de caixa em termos quantitativos e cronológicos.

Isso ordena as operações futuras e do dia-a-dia, assegurando que existam disponibilidades nas épocas em que forem necessárias, evitando, todavia, excesso sem a devida aplicação.

A terceira é cumprida por um sistema de controle interno.

A administração é responsável pelo controle e pela proteção de todos os ativos ou recursos da empresa.

Deve ser lembrado que as disponibilidades, por sua qualidade de fácil manuseio, transferibilidade e atratividade universal, requerem atenção especial.

Existem vários modos de operacionalizar o caixa no dia-a-dia, onde deve-se implantar os seguintes métodos para incrementar o controle:

1) depositar, todos os valores recebidos diariamente, mantendo os comprovantes dos depósitos acompanhados dos boletins ou da relação dos recebimentos efetuados, numerados seqüencialmente;

2) efetuar os pagamentos com cheques; para os pagamentos de valores pequenos, estabelece-se um fundo fixo de caixa. O encarregado do fundo fixo de caixa deve estar autorizado a efetuar desembolsos até um limite preestabelecido, verificado periodicamente;

3) os recebimentos em cheques apresentáveis imediatamente são cruzados a favor da empresa e depositados diariamente. Os demais cheques não apresentáveis de imediato ou, ainda, os comprovantes de adiantamentos devem ser imediatamente reclassificados para a respectiva conta de controle;

4) estabelecer um valor para o fundo fixo do caixa e entregá-lo ao responsável mediante cheque; restituir o total dos valores pagos a esse responsável mediante cheque e relatório firmado por ele;

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